Oddział firmy – jak założyć i jakie są wymogi prawne?

Oddział firmy to wyodrębniona i samodzielna organizacyjnie część działalności gospodarczej, prowadzona poza główną siedzibą przedsiębiorcy, która nie posiada własnej osobowości prawnej. Aby legalnie rozpocząć działalność w tej formie, konieczny jest wpis do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. W dalszej części artykułu wyjaśniamy, jak przebiega cała procedura i jakie obowiązki z nią związane.

Czym jest oddział firmy?

W art. 3 ust. 4 ustawy o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wskazano, że jest to wyodrębniona i samodzielna organizacyjnie część działalności gospodarczej, wykonywana przez przedsiębiorcę poza siedzibą firmy lub głównym miejscem prowadzenia biznesu. Nie każda placówka działająca pod innym adresem spełnia te warunki.

Magazyny, parkingi czy hurtownie nie są samodzielne, dlatego nie mogą być traktowane jako oddziały. Ta forma ekspansji charakteryzuje się przede wszystkim brakiem osobowości prawnej oraz działaniem w imieniu i na rachunek spółki macierzystej. Prowadzi dokładnie ten sam rodzaj usług co główna siedziba i nie może rozszerzać zakresu działalności ponad to, co spółka ma wpisane w KRS.

Mimo zależności od centrali, oddział powinien być wyodrębniony organizacyjnie. Oznacza to posiadanie własnego adresu, pomieszczeń, personelu oraz zaplecza technicznego. Często praktykuje się też wyodrębnienie finansowe, w tym oddzielne prowadzenie ewidencji rachunkowych, co ułatwia analizę rentowności jednostki i rozliczenia podatkowe.

Kiedy warto założyć oddział?

Podstawowym motywem tworzenia oddziałów jest optymalizacja organizacyjna. Pozwala ona wyodrębnić konkretny obszar działalności, na przykład produkcję, sprzedaż lub serwis, i prowadzić go z osobnym adresem oraz personelem. Taka struktura ułatwia zarządzanie dużą firmą bez konieczności powoływania nowej spółki córki, co oznacza oszczędność czasu i pieniędzy.

Kolejny powód to ekspansja geograficzna na inne rynki, zarówno w obrębie Polski, jak i poza jej granicami – szczególnie na terenie Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Rejestracja oddziału bywa też etapem przejściowym przed stworzeniem całej sieci spółek zależnych, umożliwiając testowanie nowych lokalizacji przy mniejszym ryzyku formalnym.

Jak założyć oddział spółki krajowej?

Utworzenie oddziału nie wymaga powołania nowego podmiotu, ale nie jest to również czynność, którą można wykonać jednym podpisem. Cały proces rozpoczyna się od weryfikacji zapisów umowy spółki, ponieważ może ona zawierać szczególne wymagania dotyczące tworzenia oddziałów, na przykład konieczność uzyskania zgody wspólników.

Jeśli umowa nie reguluje tej kwestii inaczej, zarząd podejmuje uchwałę o utworzeniu oddziału. Dokument powinien określać nazwę i adres placówki, zakres jej działalności oraz osobę kierującą oddziałem. Dopiero po dopełnieniu tych formalności można złożyć wniosek rejestracyjny.

Zgłoszenia dokonuje się na formularzu KRS-ZE dla oddziału spółki polskiej. Do wniosku należy dołączyć:

• uchwałę zarządu o utworzeniu oddziału,
• dane adresowe jednostki,
• informacje o osobie kierującej oddziałem,
• dowód uiszczenia opłaty sądowej w wysokości 250 zł,
• dowód opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w kwocie 100 zł.

Wszystkie czynności związane z KRS wykonuje się obecnie wyłącznie przez Portal Rejestrów Sądowych. Oddział po rejestracji otrzymuje własny 14-cyfrowy numer REGON, który składa się z 9-cyfrowego REGON spółki matki, 4-cyfrowej liczby porządkowej przypisanej oddziałowi oraz cyfry kontrolnej. Własny NIP jest nadawany tylko wtedy, gdy jednostka posiada status odrębnego pracodawcy.

Nazwa oddziału osoby prawnej musi zawierać pełną nazwę spółki matki oraz określenie „oddział” ze wskazaniem miejscowości, w której ma siedzibę – tak stanowi art. 436 Kodeksu cywilnego.

Jak nazwać oddział?

Kwestię nazewnictwa reguluje Kodeks cywilny. Firma oddziału nie może brzmieć zupełnie inaczej niż nazwa podmiotu macierzystego. Przykładowo, spółka UrbanClothes Sp. z o.o. rejestrując placówkę w Katowicach musi posługiwać się oznaczeniem „UrbanClothes spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Oddział w Katowicach”. Ten wymóg dotyczy wszystkich oddziałów osób prawnych działających na terytorium Polski.

Kto reprezentuje oddział?

Oddział spółki nie ma własnych organów ani odrębnego zarządu. Organem uprawnionym do prowadzenia spraw jednostki pozostaje zarząd spółki macierzystej. W praktyce jednak zarząd może powołać pełnomocnika lub osobę kierującą oddziałem, na przykład dyrektora albo kierownika. Najszersze umocowanie daje prokura oddziałowa, która wymaga uchwały zarządu i dodatkowego wpisu do rejestru.

Zakres kompetencji osoby kierującej zależy od decyzji spółki. Upoważnienie może obejmować zawieranie umów z kontrahentami, zarządzanie personelem oraz reprezentowanie spółki przed urzędami lokalnymi. Dzięki temu zarząd zachowuje kontrolę nad strukturą, jednocześnie odciążając się od bieżących spraw placówki.

Jak zarejestrować oddział przedsiębiorcy zagranicznego?

Przedsiębiorcy z państw Unii Europejskiej mogą tworzyć oddziały w Polsce praktycznie bez ograniczeń. Podmioty spoza UE działają na zasadzie wzajemności, czyli pod warunkiem, że umowy międzynarodowe gwarantują polskim firmom analogiczne uprawnienia za granicą. Przykładem jest Traktat o stosunkach handlowych i gospodarczych pomiędzy Polską a USA z 21 marca 1990 roku, który umożliwia zakładanie oddziałów amerykańskich spółek nad Wisłą.

Wpis do rejestru przedsiębiorców KRS następuje na podstawie wniosku składanego wyłącznie elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych. Od 1 lipca 2021 roku wnioski papierowe są odrzucane przez sąd rejestrowy. Dokumenty do wniosku muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym.

Do zgłoszenia trzeba dołączyć:

• adres w Polsce osoby upoważnionej do reprezentowania oddziału,
• akt założycielski, umowę lub statut z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski,
• odpis z rejestru wraz z tłumaczeniem przysięgłym,
• zaświadczenie o wzajemności (dotyczy podmiotów spoza UE i EFTA),
• ewentualnie pełnomocnictwo z dowodem opłaty skarbowej.

Opłata sądowa za wpis oddziału zagranicznej firmy wynosi 500 zł. Dodatkowo za pełnomocnictwo pobiera się 17 zł opłaty skarbowej, chyba że udzielono go małżonkowi, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu. Sąd rejestrowy rozpoznaje wniosek w terminie 7 dni od daty jego wpływu, a sprawy wymagające rozprawy – nie później niż w ciągu miesiąca.

Działalność można rozpocząć dopiero po uzyskaniu wpisu do KRS. Później należy zgłosić dane uzupełniające do urzędu skarbowego na formularzu NIP-8 w ciągu 21 dni od wpisu. Jeżeli oddział zatrudnia pracowników, termin wynosi 7 dni od rozpoczęcia działalności ze względu na obowiązki związane ze składkami na ubezpieczenia społeczne.

Kto reprezentuje oddział zagranicznej firmy?

Przedsiębiorca zagraniczny ma obowiązek ustanowić osobę upoważnioną do reprezentowania go w oddziale. Nie ma wymogu, aby był to obywatel polski, pracownik oddziału czy osoba władająca językiem polskim. Możliwe jest powołanie więcej niż jednego reprezentanta. Zarówno powołanie, jak i odwołanie następuje w formie pisemnej i może zostać dokonane w każdej chwili.

Reprezentant działa w imieniu i na rzecz przedsiębiorcy w związku z działalnością oddziału. Ponieważ oddział nie ma zdolności sądowej, stroną ewentualnego postępowania cywilnego jest sam przedsiębiorca zagraniczny. Wyjątek stanowią spory pracownicze, w których to oddział występuje jako strona postępowania.

Jakie dokumenty tłumaczyć na język polski?

Wszystkie dokumenty założycielskie spółki macierzystej, takie jak akt założycielski, umowa czy statut, muszą zostać złożone wraz z uwierzytelnionym tłumaczeniem na język polski. Dotyczy to również odpisów z zagranicznych rejestrów, jeśli przedsiębiorca działa na podstawie takiego wpisu. Tłumaczenia sporządza tłumacz przysięgły, a dokumenty poddaje się wymaganej legalizacji.

Jakie są obowiązki podatkowe i księgowe?

Oddział spółki zagranicznej prowadzący działalność na terytorium Polski jest zobowiązany do zapłaty podatku dochodowego od osób prawnych od dochodów osiąganych w naszym kraju. Pełni też funkcję płatnika podatku VAT, jeśli wykonuje czynności opodatkowane. Przy zatrudnianiu pracowników odprowadza ponadto składki na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy za zatrudnione osoby.

Prowadzenie oddzielnej księgowości w języku polskim i zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości to obowiązek każdego oddziału. Alternatywą są międzynarodowe standardy rachunkowości, jednak wybór należy do podmiotu. W przypadku oddziałów polskich firm za granicą konieczna jest znajomość przepisów podatkowych obowiązujących w państwie przyjmującym.

W relacjach międzynarodowych istotne znaczenie mają umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Zawierają one regulacje pozwalające ustalić właściwe miejsce opodatkowania dochodów. Pojęcie zakładu obejmuje między innymi siedzibę zarządu, filię, biuro, fabrykę, warsztat czy kopalnię, ale nie placówki o charakterze wyłącznie przygotowawczym lub pomocniczym, takie jak magazyny służące tylko składowaniu towarów.

W Niemczech polski przedsiębiorca może zdecydować się na spółkę zależną (Tochterunternehmen), samodzielną filię (Zweigniederlassung) lub niesamodzielny oddział (Betriebsstätte). Niesamodzielna forma nie wymaga wpisu do rejestru handlowego, wystarczy rejestracja działalności gospodarczej. Zyski stałej placówki podlegają opodatkowaniu w Niemczech, a podatki nalicza się według zasad właściwych dla niemieckiej formy prawnej.

Czym różni się oddział od spółki córki?

Wybór między oddziałem a osobą spółką zależną ma fundamentalne znaczenie prawne i podatkowe. Oddział to część istniejącej firmy, natomiast spółka córka stanowi odrębny byt prawny z własnym kapitałem i organami. Poniższe zestawienie ułatwia porównanie obu rozwiązań:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością daje większą swobodę w kształtowaniu zakresu działalności i ogranicza ryzyko odpowiedzialności, ale wiąże się z wyższymi kosztami oraz większą liczbą formalności. Oddział jest tańszy w utrzymaniu i szybszy do uruchomienia, jednak wszelkie zobowiązania pokrywa firma macierzysta. Decyzja powinna uwzględniać specyfikę branży, skalę planowanej działalności oraz długoterminową strategię rozwoju.

Warto pamiętać, że oddział nie może zawierać umów we własnym imieniu – działa wyłącznie na rachunek przedsiębiorcy zagranicznego lub spółki matki. W przypadku spółki zależnej to ona sama jest stroną kontraktów i ponosi za nie odpowiedzialność swoim majątkiem. Te różnice przekładają się bezpośrednio na codzienne funkcjonowanie obu struktur.

Jak wygląda porównanie oddziału i filii?

Pojęcia takie jak przedstawicielstwo, oddział i filia bywają używane zamiennie, jednak w przepisach i orzecznictwie zachodzą między nimi wyraźne różnice. Oddział prowadzi działalność gospodarczą wytwórczą lub usługową tożsamą z działalnością spółki macierzystej i musi być wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS.

Przedstawicielstwo zajmuje się wyłącznie reklamą i promocją, a jego wpis następuje do rejestru przedstawicielstw prowadzonego przez ministra właściwego do spraw gospodarki. Może ono reprezentować zarówno przedsiębiorstwo, jak i całe państwo obce. Zakres dozwolonych czynności jest znacznie węższy niż w przypadku oddziału.

Filia nie ma samodzielnej definicji ustawowej. W praktyce i orzecznictwie, w tym w wyroku Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości oraz orzeczeniach NSA, terminem tym określa się placówkę zależną i połączoną organizacyjnie z firmą macierzystą, ale prowadzącą aktywną działalność gospodarczą. Najbliżej jej do oddziału, stąd te dwa pojęcia najczęściej traktuje się jako tożsame w języku potocznym.

Oddział nie ma zdolności sądowej, co oznacza, że w postępowaniach cywilnych stroną jest przedsiębiorca zagraniczny tworzący oddział – wyjątkiem pozostają spory pracownicze.